Und es bewegt sich doch!

„Death by PowerPoint” – nicht wenige Meetings siechen unter Foliendauerfeuer dahin, nicht wenige Missverständnisse folgen aus unklaren Darstellungen. Animierte Videos können Auflockerung und Klarheit schaffen, und die projektinterne Kommunikation stärken. Sie sollten aber mit Bedacht eingesetzt werden.

Projekte schaffen Neues. Neues ist erklärungsbedürftig: Sei es im internen Meeting, in der Projektdokumentation, den Prozessbeschreibungen, der Kommunikation im Intranet, oder extern bei der Vermittlung des Neuen gegenüber den Kunden.

Gerade bei komplexen Inhalten – und das sind neue Produkte, neue Dienstleistungen, neue Vertriebsabläufe oft – stoßen herkömmliche Mittel wie „Folienfilme“ oder „Regelprosa“ an ihre Grenzen. Bei der Präsentation sind dutzendseitige Powerpoints meistens einschläfernd und kreativitätshemmend. Dafür kann der Vorführer jedoch etwaige Unklarheiten gleich erklären. Das funktioniert aber dann nicht mehr, wenn die Präsentation Flügel bekommt und ohne weitere Interpretationshilfe weitergeleitet wird. Da helfen auch moderne, gerne in agilen Umfeldern verwandte Präsentationstechniken wie Pecha Kucha oder andere technische Lösungen wie Prezi nur begrenzt weiter. Beim einen bleibt die Begrenzung auf den Kreis der Zuhörer, beim anderen die mögliche Zweideutigkeit von Beschreibungen.

Eine Animation sagt mehr als eine Million Worte

Animations-Videoclips, die Projektziele, Prozessabläufe oder Produkteigenheiten darstellen, können in solchen Situationen ein besseres Informationsmittel sein:

• Sie sind auffällig. Das menschliche Auge ist für bewegte Bilder deutlich empfänglicher als für statische Bleiwüsten: Im Kampf um Kunden- und Mitarbeiteraufmerksamkeit kann das ein entscheidender Vorteil sein. Nicht ohne Grund enthalten auch die Webauftritte klassischer Printmedien zunehmend solche auffälligen Elemente.

• Sie sind selbsterklärend und damit autark. Die Darstellung einer Abfolge von Schritten und Eigenschaften ist eindeutig: Die Bedienung eines neuen Web-Tools, oder die Handgriffe zur Montage der Maschine – da bleiben nur wenig Möglichkeiten zur (Fehl-)Interpretation.

• Sie sind massentauglich. Animationen im Videoformat lassen sich an alle relevanten Projektbeteiligten übersenden, ohne dass die Klarheit und Verständlichkeit der Aussage darunter litte.

• Und vor allem können sie große Mengen an Informationen vermitteln. Oder, mit den Begriffen der „Media Richness Theory“: Sie sind besonders reichhaltig.

Weniger reichhaltige Medien sind vor allem für die Übermittlung einfacher Fakten oder Abläufe geeignet. Ist die Situation oder die zu transportierende Nachricht komplex, müssen reichhaltigere Medien eingesetzt werden. Hierzu zählen primär Animationen und Videos. „Bilder sagen mehr als tausend Worte“ – Diese typische Redewendung kommt nicht von ungefähr: Mehr als 1,8 Millionen Wörter an Informationen lassen sich in lediglich einer Minute per Video an Zuschauer übermitteln.

Mit Bordmitteln machbar

War es früher Profis vorbehalten, in komplizierten und teuren Programmen bewegte Bilder anzufertigen, gibt es heutzutage günstige und nutzerfreundliche Anwendungen. Für den projektinternen Gebrauch reichen Programme wie etwa der Crazy Talk Animator vollkommen aus.

Punktuell eingesetzt, sind Animationen ein hervorragendes Mittel, um „Stille Post“-Effekte bei der projektinternen Kommunikation zu verhindern

So geschehen etwa in einem Projekt mit mehreren beteiligten Partner-Häusern an verschiedenen Standorten und mit ganz unterschiedlichen Firmenkulturen und -strukturen. Das Briefing der relevanten Entscheidungsträger und Umsetzungsverantwortlichen hätte normalerweise den idealen Hintergrund für den „Stille Post“-Effekt dargestellt. Neue Web-Anwendungen, neue Vertriebsprozesse, neue Rollenbeschreibungen – schon Nuancen genügen, um aus einem vollautomatisierten Abschlussprozess in der Wahrnehmung der Zuhörer eine bessere digitale Checkliste zu machen. Oder aus einem Dreirad eine Schubkarre.

Eine kurze Animation genügte, um bei allen Informierten das gleiche Grundverständnis herzustellen. In begrenztem Maße ging der Clip auch „viral“ – er wurde von den Projektbeteiligten genutzt, um ihrerseits Kollegen zu informieren und zu begeistern.

Am Ende wussten alle, wie die Vertriebsprozesse ablaufen sollten. Folien allein, noch so schön und noch so detailliert, hätten das ohne Präsentation durch einen guten Moderator nicht geschafft. Rein textuelle Beschreibungen stoßen hier oftmals an Grenzen – wenn sie ausführlich genug sind, um unmissverständlich zu sein, überfliegen die Adressaten die seitenlangen Traktate bestenfalls noch.

Mut zur Hässlichkeit!

Die Erfahrung lehrt mehrere Grundsätze, damit Animationen ihren Zweck erfüllen können und nicht zur Belastung für das Projekt werden.

• Wo immer möglich, lieber Word, PowerPoint & Co nutzen. Trotz der vorangestellten Lobeshymne: Animationen sind nicht für alles und jeden das beste Mittel. Sie sollten auf keinen Fall um ihrer selbst willen eingesetzt werden, sondern nur dann, wenn die klassischen Instrumente an ihre Grenzen stoßen.

• Knappheit macht sexy. Irgendwann stumpft auch das schärfste Instrument ab. Um den Aha-Effekt für das Mitreißen der Beteiligten zu bewahren, sollte das Medium nur sehr sparsam eingesetzt werden. Sparsam heißt: Nur in Ausnahmefällen mehr als eine Animation pro Projektphase.

• Mut zur Hässlichkeit. An das Niveau professioneller Animationen und Videos kommen die internen Unterlagen nie heran. Und das müssen sie auch nicht. Wichtig ist dabei aber das Erwartungsmanagement: Ein Disclaimer sollte klarmachen, dass das Video nur für den internen Gebrauch gedacht ist und keinem Kunden zugemutet werden soll.

• Trotzdem in Schaubildern denken. Damit die Aussagen auch prägnant bleiben, sollte wie bei PowerPoint-Präsentationen vorgegangen werden: Entwicklung der Storyline und Erstellen statischer Ausgangsbilder mit jeweils einer Kernaussage. Die eigentliche Animationsarbeit bildet erst den Schluss.

• Iterativ vorgehen. Die Aussage jeder Szene sollte im Vorhinein festgelegt und separat umgesetzt werden. Kurzfristige Änderungen sind so möglichst einfach einzusteuern. Dazu bieten sich auch vorgelagerte Testvorführungen an, um noch vor der großen Premiere die Verständlichkeit des Videos sicherzustellen.

Die Erstellung eines solchen Clips ist trotz der Einfachheit eine Herausforderung und stellt einen nicht-unerheblichen Aufwand dar. Der Fokus muss zwingend auf kurze, prägnante Clips gelegt werden. Dann sind Animationen ein sinnvolles Werkzeug eines jeden Projektverantwortlichen und sollte den Methodenkoffer ergänzen. Wenn Animationen es schaffen, die Kommunikation im Projekt zu vereinfachen, zu verdeutlichen und zu verstetigen, dann bewegen sich nicht nur die Bilder im Video, sondern das ganze Projekt!