Nachhaltig in Form statt Jo-Jo-Effekt

Mit „Lean IT“ steht Unternehmen ein umfassend wirksames Fitness-Programm für den IT-Bereich zur Verfügung. Aber ohne dauerhafte Verhaltensänderung droht – wie bei unzähligen Fitness-Initiativen und Diäten – nach ersten Erfolgen schnell Ernüchterung. BLC hilft Ihnen, den Jo-Jo-Effekt zu vermeiden und liefert die zehn besten Tipps zum langfristigen Formerhalt!

Lean IT ist ein pragmatischer und bewährter Managementansatz, der sich durch Wertorientierung, eine ganzheitliche Perspektive und eine enge Partnerschaft mit allen Unternehmensbereichen auszeichnet. Er greift die Philosophie des Lean Management auf, die „Wert ohne Verschwendung“ schaffen will.

Natürlich spielen dabei auch Kosten eine Rolle. Im Fokus steht aber eine konsequente Wert- und Kundenorientierung durch schlanke Strukturen und Prozesse, hohe Qualität, technische Exzellenz sowie kontinuierliche Verbesserung – und mithin auch Agilität und Anpassungsfähigkeit. Lean IT umfasst damit zwingend sämtliche Aufgabenbereiche der Unternehmens-IT: von Strategie über Architektur bis hin zu Entwicklung, Betrieb und Maintenance.

Mit Lean IT steht Unternehmen ein ganzheitliches Fitness-Programm zur Verfügung. Wir liefern Ihnen 10 Fitness-Tipps, mit deren Hilfe eine schlanke IT nicht nur erreicht, sondern auch gehalten werden kann.

Für eine erfolgreiche Umsetzung ist weit mehr als ein einmaliges „Entrümpeln“ von Systemen und Prozessen oder die punktuelle Einführung klassischer Lean-Instrumente notwendig: Erforderlich ist ein tiefgreifender organisatorischer – und in der Regel auch kultureller – Wandel. Ansonsten gewinnen nach einer euphorischen Anfangsphase schnell die bequemen alten Routinen und Verhaltensmuster Oberhand. Oft werden beispielsweise Roadmaps zur Vereinfachung der Gesamtarchitektur im Eifer des operativen Alltags aus den Augen verloren, oder Initiativen zur systematischen kontinuierlichen Verbesserung so lange herunterpriorisiert, bis sie vollends einschlafen. Der mit bestem Willen aufgestellte „Trainingsplan“ bleibt reine Theorie, die neuen „Laufschuhe“ verschwinden nach kurzer Nutzung im Schrank. Nach ersten Lean-Erfolgen wird so schnell wieder neuer „Ballast“ angesammelt – und der Jo-Jo-Effekt schlägt zu.

Wie kann die organisatorische Fitness mit Lean IT also nachhaltig gesteigert werden? Wir empfehlen die Berücksichtigung der folgenden zehn Fitness-Tipps für dauerhaften Erfolg:

1. Top-Management-Commitment sicherstellen: Die Umsetzung von Lean IT erfordert entschiedene und tiefgreifende Veränderungen mit organisationsweiten Auswirkungen. Eine ressortübergreifende Unterstützung von Lean IT-Initiativen auch über die IT im engeren Sinne hinaus ist damit unerlässlich – ohne ein gemeinsames Verständnis und Commitment der oberen Führungsebenen droht ein Scheitern.

2. An das Ganze denken: Die Lean Management-Philosophie will „das Ganze“ optimieren. Lean IT erfordert also regelmäßige Grenzüberschreitungen der IT als reiner Technik-Dienstleister. Maßnahmen für die Optimierung einzelner Systemkomponenten sollten nicht aus einer isolierten technischen Perspektive beurteilt werden. Anstatt beispielsweise den Status quo einer fragmentierten Systemlandschaft durch immer neue Schnittstellen und Workarounds am Leben zu erhalten, sollte, auch unter Einbindung von Nutzern, eine Konsolidierungsroadmap erarbeitet werden.

3. Ballast abwerfen: Das Pareto-Prinzip gilt oft auch in der IT: 20 Prozent der Systeme oder Module stiften 80 Prozent des Nutzens – üblicherweise nutzen die Anwender nur 20 Prozent der Funktionalität einer Software. Auch so manche KPIs, Service Level und Steuerungsgremien sind oft überflüssig oder mindestens zu aufgebläht – das zeigt auch die BLC-Studie zur Unternehmenssteuerung. Fokussierung, Vereinfachung oder gar ein bewusster Verzicht bergen viel Potenzial. Befragungen zu Relevanz und Richtigkeit von Reports oder Nutzungsstatistiken fördern regelmäßig überraschende Ergebnisse zutage.

4. Standardisieren: Selbstgestrickte Anwendungen, ein Flickenteppich von Individualsoftware, redundante Funktionalitäten in verschiedenen Systemen – ein weit verbreitetes Bild. Standardisierung muss sich oft gegen deutlichen, bisweilen auch emotionalen und politischen Widerstand durchsetzen, spielt aber eine Schlüsselrolle in der Lean IT.

5. IT-Wertschöpfungstiefe laufend überprüfen: Netzwerkinfrastruktur, Datenspeicher, Softwarelösungen, Rechenleistung, Service. Die Liste wird immer länger: Leistungen, die vor einigen Jahren zwangsweise inhouse vorgehalten werden mussten, sind mittlerweile als Commodity extern erhältlich. Oft zu vergleichbarer Qualität und Kosten, meistens sogar besser und günstiger. Ein riesiges Potenzial für Lean IT, das Unternehmen unter Chance-Risiko-Abwägung laufend beobachten sollten.

6. Permanente Verbesserung fest etablieren: Kontinuierliche Verbesserung ist ein Lean-Kernelement, das auch in der IT breite Anwendung finden kann: nicht nur auf Basis von laufendem KPI-Monitoring und Service Levels, sondern auch in Bezug auf komplexere Auswahl-, Entwicklungs-, Einführungs- und IT-Serviceprozesse. Regelmäßige Kunden- bzw. Nutzerbefragungen und dezentrale Qualitätszirkel liefern wichtige Impulse, müssen aber konsequent umgesetzt und vom Management gefördert werden.

7. Lernen und stetigen Wandel kultivieren: Periodisch in großen Kraftakten Veränderungen anschieben und dann wieder den Status quo verwalten – ein menschliches und in Organisationen weit verbreitetes Verhalten. Lean IT fördert Lernen und den stetigen Wandel. Das dauerhafte Streben nach der besseren, schlankeren IT muss Teil der Unternehmens-DNA werden. Es ist zudem Voraussetzung für effektive kontinuierliche Verbesserung.

8. Technische Exzellenz sicherstellen: Möglichst einfache Architekturen, klares Design, aktuelle Technologien, offene Schnittstellen, Skalierbarkeit und guter Support – dies sind einige der Kernfaktoren für technische Exzellenz und damit kein Selbstzweck, sondern ein wesentlicher Beitrag dafür, schlank und agil in der IT zu sein.

9. Alles offenhalten: Es mag zunächst irritierend klingen, aber Entscheidungen zu vertagen, um flexibel zu bleiben und sich Optionen offenzuhalten, ist ein Kerngedanke des Lean Managements. Dieser gilt auch für die IT.

10. Auf Werte statt Methoden fokussieren: Ein Kanban-Board ist schnell aufgehängt, ein Stand-up-Meeting leicht eingeführt, ein Product Owner flugs ernannt. Doch eine rein oberflächliche Methodenfokussierung ist für eine effektive und nachhaltige Umsetzung in der Organisation nicht ausreichend. Potenziale von Lean IT blieben zwangsweise unerschlossen, die Frustration der Beteiligten ist vorprogrammiert. Viel wichtiger als Methoden und Tools ist ein geteiltes Verständnis der Philosophie, Werte und Logik, damit Lean IT wirklich gelebt werden kann. Dies erfordert ausreichende Kommunikation und Schulungen.

Wie bei jedem Fitness-Programm gilt auch bei Lean IT: nichts überstürzen. Weniger umfangreiche, dafür aber konsequent und kontinuierlich umgesetzte Trainings-Einheiten können schon große Wirkung entfalten – Umfang und Intensität lassen sich dann schrittweise steigern. Analog zum Training mit einer Pulsuhr sollten Unternehmen stets auf den eigenen Körper hören, auch versteckte Signale (z. B. über den „Flurfunk“) wahrnehmen und angemessen darauf reagieren. Auch Hinweise auf Ermüdungserscheinungen sollten verantwortliche Führungskräfte sehr ernst nehmen und entsprechende Programme kommunikativ eng begleiten, um möglichen Verschleißerscheinungen vorzubeugen.

Wird all das beherzigt, können Unternehmen ihre Fitness durch Lean IT deutlich steigern und halten.