Zwei Pizzen

Unternehmen wie Amazon versuchen sich der grassierenden „Besprecheritis“ mit einer Faustregel zu helfen: Nicht mehr Teilnehmer als von zwei Pizzen satt würden. Solche oder andere Schlankheitskuren täten auch vielen deutschen Unternehmen gut, die über schlecht vorbereitete, durchgeführte und im Ergebnis folgenlose Meetings klagen.

Schon wieder eine Besprechung, in dem die eine Hälfte der Teilnehmer von vorneherein nichts zu suchen hat und der Rest nicht weiß, was das Ziel ist. Und statt die Ergebnisse des Termins sacken zu lassen und nachzubereiten, steht oft bereits der nächste an: Nach dem Meeting ist vor dem Meeting.

Entscheider in deutschen Unternehmen verbringen rund ein Drittel ihrer Arbeitszeit in Besprechungen oder Telefonkonferenzen. Zu oft ist das aber schlecht investierte Zeit: Die Hälfte der Manager beklagen, dass Meetings viel zu oft ergebnislos enden. Selbst gut funktionierende Unternehmen leiden unter diesem Syndrom.
Schon wenige, einfache Regeln können das Problem lindern.

Fehlende Vorbereitung bei Besprechungen heißt: Keine Agenda, kein roter Faden, kein nutzbares Ergebnis. Und noch ein Meeting, um das Versäumte nachzuholen.

Zum einen bei der Anbahnung: Fast jede zweite Führungskraft sieht „fehlende Vorbereitung“ als Hauptgrund für ineffiziente Meetings. Für die Manager wiegt das sogar noch schlimmer als zu viele oder schlichtweg die falschen Kollegen am Tisch zu haben. Fehlende Vorbereitung heißt: Keine Agenda, kein roter Faden, kein nutzbares Ergebnis. Eine Lösung ist so trivial, dass sie oft vergessen wird: In Zukunft keine Einladung ohne wenigstens eine provisorische Agenda und keine Besprechung, in der nicht in den ersten fünf Minuten die Ziele des Termins besprochen und am besten für alle sichtbar schriftlich fixiert werden.

Zum zweiten beim Start: Hier geht es darum, den gesteckten Rahmen des Meetings auch richtig zu nutzen. Das fängt mit Pünktlichkeit an. Keine Woche vergeht im Berateralltag, in der nicht ein Teilnehmer eine Viertelstunde zu spät kommt. Entweder muss er dann erst einmal erfahren, was in den letzten Minuten besprochen wurde oder – schlimmer – der Rest musste warten und das Meeting hat noch gar nicht angefangen. Ein Grund liegt darin, dass viele Kalender „Rücken an Rücken“ befüllt werden. Für den Weg vom und zum Meeting bleibt dann keine Zeit. Dann kann es helfen, die Besprechung zu „schiefen Zeiten“ anzusetzen. Also nicht Punkt 14 Uhr, sondern zehn nach zwei. Dann bleibt allen Teilnehmenden die Möglichkeit, rechtzeitig einzutreffen. Und wenn die Zeit ganz schief ist – 14:13 Uhr, etwa – bleibt der Termin auch besser im Gedächtnis.

Und zum dritten bei der Durchführung: Teilnehmer sind oft physisch anwesend, aber dennoch nicht bei der Sache. Smartphones verlocken mit der Möglichkeit, nebenbei E-Mails zu lesen und zu beantworten. Selbst wenn die Kollegen, die das tun, multitaskingfähig wären (sie sind es nicht), und die Qualität der Besprechung nicht direkt litte (sie tut es), schleift sich durch dieses Verhalten eine Beliebigkeit ein: Teilnahme nach Lust und Laune erschwert zielführende Diskussionen und das Treffen von Entscheidungen. Dieses Verhalten ist kein böser Wille der Beteiligten; oft spiegeln sie nur die erlebte Terminkultur wider – zum Nachteil aller, denn schlechte Meetings ohne Ergebnis bedeuten mehr Meetings und noch mehr Zeitaufwand. Hier hilft eine klare Ansage, das Meeting Smartphone- oder Tablet-frei durchzuführen – idealerweise zu Beginn des Termins, denn dann muss sich niemand bloßgestellt fühlen.
Klare Kommunikation vor dem Termin und klare, aber natürlich höfliche und kollegiale Ansagen zu Beginn eines Meetings – dann kann man sich sogar die zwei Pizzen sparen.